АгуулгаManaging Knowledge in the Digital Firm
Бүлэг 12Мэдлэг гэж юу вэ?
• Мэдлэг бол боловсрол болон дадлагаар олж авсан чадвар юм.
• Мэдлэг гэдэг нь эмх цэгцтэй мэдээлэл юм.
• Мэдлэг нь практикаар олж авсан Ноу-Хау, гүн гүнзгий ойлгоц юм.
Мэдлэгийн ангилал
Ил мэдлэг: Ямар нэгэн байдлаар хадгалагдаж, хуваарилагддаг зохион байгуулалтанд орох боломжтой мэдлэг
Далд мэдлэг: Хэн нэгний тархинд байдаг мэдлэг бөгөөд гаднаас хялбархан хандах боломжгүй
Мэдлэгийн менежмент гэж юу вэ?• Мэдлэгийг баялаг болгохынх хувьд түүний одоогийн болон ирээдүйн үнэ цэнийг үнэлж байгууллага, хувь хүмүүсийн гүйцэтгэлийг сайжруулахад мэдлэгийг оновчтой ашиглах арга замыг эрэлхийж байгаа арга ухааныг МЭДЛЭГИЙН МЕНЕЖМЕНТ гэнэ.
Мэдлэгийн менежментийн эцсийн зорилго
• Мэдлэгийн менежментийн эцсийн зорилго нь хэрэгтэй мэдлэг, мэдээллийг зөв хүнд нь оновчтой цаг хугацаанд хүргэх системийг бүрдүүлэх, байгууллагын хувьд хуучирсан мэдлэгийг хурдан танин мэдэн оношлодог байх, түүнчлэн ажилтнуудыг шинэ мэдлэг бий болгож түүнийг байгууллагын зорилгод идэвхтэй ашиглаж өөрчилөгдөж байгаа орчинд дасан зохицох, орчиноо залж жолоодоход дэмжихэд чиглэнэ.
Мэдлэгийн менежментийн үндсэн асуудлууд
• Шинэ мэдлэгийг бий болгох
• Гадаад эх үүсвэрээс үнэ бүхий мэдлэгийг олж авах
• Шийдвэр гаргахад шаардлагатай мэдлэгийг ашиглах
• Байгууллагын ажилтануудын дунд мэдээлэл, мэдлэгийг түгээх, шинэ ажилтнуудад хүргэх,харилцан суралцах боломжийг бүрдүүлэх
• Шинэ зорилго зорилтыг шийдвэрлүүлэхэд ажилтнуудын мэдлэг чадварыг дайчлах
• Мэдлэгийг байнга сайжруулан орчны өөрчлөлттэй уялдуулах
Мэдлэгийн менежментийг чухалчлах болсон гол шалтгаанууд
• Өөрлөлт хурдассан
• Глобалчлал
• Сүлжээ байгууллагууд ихэссэн
• Мэдлэгт суурилсан бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ их гарах болсон
• Мэдээллийн технологийн хувьсал
Case: Cott Struggles to Manage Unstructured Information
Cott корпораци нь ундаа жүүс зэрэг бүтээгдэхүүн нийлүүлэлтээрэ дэлхийд тэргүүлдэг бөгөөд АНУ, Канада, Мексик болон Их Британы Нэгдсэн вант улсад үйлдвэрлэлээ явуулдаг. Бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэлийн болон судалгаа шинжилгээний гол төв нь Georgia-ийн Columbus-д байдаг. Бусад үйлдвэрлэгч компаниудын адилаар Cott хурдан хугацаанд шинэ бүтээгдэхүүн зах зээлд үйлдвэрлэн гаргадаг.
Cott-ийн менежерүүдэд шинэ бүтээгдэхүүний амт чанар, сав баглаа боодол гэх зэрэг холбоотой үйл ажиллагаанд ихэвчлэн и-мейл ашигладаг.
Энэхүү бүтэцлэгдээгүй мэдээллүүд нь дэлгүүрийн лангуун дээр ундаа, жүүс зэрэг бүтээгдэхүүний нийлүүлэлтийн хомсдлыг буюу уг бүтээгдэхүүнүүдийн нийлүүлэлтийн хүлээлтийг бий болгодог. Ингэж нэгээс нөгөөд дамжих мэдээллүүдийг и-мейлийн тусламжтай дамжуулж цаг алдсанаар бүх ажилд ойрролцоогоор 60 өдөр зарцуулдаг байна. Хэрэглэгчид нь олон төрлийн бүтээгдэхүүн үйлчилгээг байнга хүсдэг. Гэвч аливаа зүйл өөрчлөлтийг байнга шаардаж байдаг. Шинэ бүтээгдэхүүнийн үйлдвэрлэл нь магадгүй өөр үйлдвэрлэлд явагдаж болно. CIO Douglas Neary уг асуудалтай холбогдуудан “ Энэ асуудал нь шийдвэрлэх ёстой бизнесийн чухал асуудлуудын нэг юм аа” гэж хэлсэн байдаг.
Cott уг асуудлыг Documentum eRoom хэмээх бүтээгдэхүүний үйлдвэрлэлийг хянах удирдах боломжийг бий болгосон нэгэн програмыг сонгосноор шийдвэрлэж чадсан. Уг програм нь сүлжээний тусламжтай ажилчдад хоорондоо мэдээллээ солилцох, мэдээлэл үүсгэх боломжийг бүрдүлж өгсөн. Баримт бичиг нь шинэ бүтээгдэхүүн дээр ажиллаж буй хүн бүрт хуваалцах болон бий болоход хялбар, компаний бүх төрлийн баримт бичиг юм. Цаг тутам шинэ бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэх хэрэгцээ тулгарч, систем нь бүтээгдэхүүнд ажлын байр тохируулж байна. Бүтээгдэхүүний үйлдвэрлэлийн мэдээллийг үр дүнтэй удирдах нь чухал бөгөөд Cott ердөө 2-3 өдөрт бүтээгдэхүүнийг үйлдвэрлэдэг.
Хэсэг 12.1: Мэдлэгийн чухал нэр, хэмжигдэхүүнүүдБайгууллагын сургалт болон мэдлэгийн менежмент
Мэдлэгийн менежментийн үнэ цэнэ
Мэдлэгийн менежментийн системийн төрлүүд
Cott корпорациийн туршлагаас байгууллагын гүйцэтгэлийг мэдлэгээр хэрхэн үр дүнтэй , хялбар аргаар шийдвэрлэж болдгийг харж болно. Хамтын ажиллагаа болон харилцаа холбоо, шинэ мэдлэгийг бүтээх, мэдлэгийг үнэлэх, мэдлэгийг ашиглан бизнесийг хөгжүүлэх болон шйидвэр гаргах нь байгууллагын хувьд маш чухал асуудал юм. Менежерүүдийн анхаарлаа хандуулах чухал асуудлуудын нэг бол яахын аргагүй мэдлэгийн менежент, мэдээллийн системийн тусламжтай хэрхэн яаж, ямар арга замаар байгууллагынхаа ашиг орлогын нэмэгдүүлэх вэ асуудал юм.
Мэдлэгийн менежентийн өнөөгийн байдалМэдлэгийн менежментийн үр ашиг нь жилээс жилд өсөн нэмэгдэж байгаа бөгөөд мэдлэгийн менежментийн систем нь байгууллагын үйл ажиллагааг үр ашигтай өсөн нэмэгдүүлээд зогсохгүй засгийн газын энэ салбарт сүлийн үед их хөрөнгө оруулж байгаа.
Зураг 12-1т үзүүлсэнчлэн мэдлэгийн менежментийн Enterprise Content Management –ийн борлуулалт 2006 оны байдлаар 35 хувь хүртлэх хувиар нэмэгдсэн ба харин нийт дрограм хангамжийн борлуулалт уг хугацаанд ердөө 6 хувиар нэмэгдсэн байдалтай байна. (eMarketer, 2003).
Сүүлийн 10 жилд эдийн засаг, менежмент болон мэдээллийн системд мэдлэг, мэдлэгийн менежментийн эзлэх байр суурь болоод үүнтэй холбоотой судалгаа шинжилгээ ихээр хийгдэж байна. (Alavi and Leidner, 2001; Cole, 1998; Spender, 1996).
Зураг 12-1. АНУ-ын Enterprise Knowledge Management-ын програм хангмжийн орлого, 2001–2006
Enterprise knowledge management-ын програм хангамж нь агуулгын менежментийн борлуулалт ба портал лицензийг агуулдаг ба эдгээр нь жилд 35 хувиар нэмэгдэж байгаа нь маш хурдацтай өсч буй үзүүлэлт юм.
Эх сурвалж: eMarketer-ийн мэдээлэл, “Portals and Content Management Solutions,” June 2003.
Мэдлэгийн чухал нэр томьёонуудӨгөгдөл, мэдээлэл, wisdom буюу эрдэм мэдлэг гэсэн ойлголтууд чухал нэр томьёонууд нь юм. 1-р бүлэгт тодорхойлсноор өгөгдөл нь байгууллагын үйл ажиллагааны урсгалыг тодорхойлдог үйл ажиллагаанд хэрэгцээтэй бага зэргийн мэдээллийг хэлнэ. Өгөгдлийг хэрэгцээт мэдээлэл болгон хувиргах хэрэгэтэй буюу байгууллага нь сар, 7 хоног гэх зэрэг хэрэгцээт үед нь өгөгдлийг зохион байгуулах судалгаа шинжилгээг хийх хэрэгтэй.
Мэдээллийг мэдлэг болгон хувиргасны дараа байгууллага нь мэдлэгтэй ажиллах дүрэм, журам болон хэв загварыг өргөтгөн тодорхойлдог.
Эцэст нь wisdom буюу эрдэм мэдлэг нь асуудлын шийдлүүд буюу асуудлыг шийдвэрлэх хувилбаруудыг гаргаж ирдэг ба wisdom буюу эрдэм мэдлэг нь хаана, хэзээ, хэрхэн яаж мэдлэгийн түгээх вэ гэдэг асуудлбг шийдвэрлэдэг.
Мэдлэг нь цахим шуудан, дуут мессеж, график болон бүтэцлэгдсэн ба бүтэцлэгдээгүй баримт мэдээллүүдийг багасгадаг.
Хүснэгт 12-1 Мэдлэгийн нэр томьёонууд
Бид мэдлэг нь байгууллагын хөрөнгө, барилга байшин, санхүүгийн нөөц зэргээс өөр зүйл гэдгийг нь харж байна. Мэдлэг нь олон зүйлийн цогц ойлголт ба мэдлэгийг удирдах үйл явцыг агуулсан байдаг.
Мэдлэгийг ашигласнаар ховор нөөцүүдийг маш үр дүнтэй ашиглах боломжтой болно. Харин мэдлэггүйгээр байгууллага нь өөрийн нөөц боломж бололцоогоо үр дүнтэй ашиглах чадахгүйд хүрнэ.
Байгууллага бүхэн мэдлэгийн өөр өөрөөр хэрэглэх ба хэрхэн өрсөлдөгчдөөсөө илүү үр ашигтай зарцуулах вэ гэдэгт анхаарах хэрэгтэй.
Байгууллагын сургалт ба Мэдлэгийн менежментБайгууллага нь хэрхэн мэдлэгийг оновчтой зөв удирдан зөв мэдлэгийг олж авах вэ? Хүмүүстэй нэгэн адилаар байгууллага нь сургалтын механизмд хэрэглэгдэх олон төрлийн мэдлэгийг цуглуулдаг. Хэрэгцээт өгөгдлийн ийнхүү цуглуулснаар төлөвлөсөн үйл ажиллагааг амжилттай зохион байгуулах, хяналт шалгалтыг хийх, байгууллага болон хэрэглэгчийн хоорондох эргэх холбоог амжилттай уялдуулах зэрэг олон давуу талтай. Байгууллагын сургах үйл ажиллагаа нь доорх зүйлийг агуулсан байдаг.
- Менежментийн шийдвэр гаргалтын хэв маягийн дагуу шинэ бизнесийн үйл ажиллагаанд суралцуулах,
Уг процесыг байгууллагын сургалт гэдэг.
Мэдлэгийн менежментийн хэлхээ холбооМэдлэгийн менежмент нь бизнесийн үйл ажиллагааны чухал хэсгүүд болох мэдлэгийг бүтээх, мэдлэгийн хадгалах, мэдлэгийг солилцох, мэдлэгийг ашиглах зэргийг багтаасан байдаг. Мэдлэгийн менежмент нь байгууллагын сурах үйл ажиллагааны үр дүнг дээшлүүлэх болон байгууллагын үйл ажиллагаанд мэдлэгийг онвчтой хэрэглэх боломжийг бүрдүүлдэг Зураг 12-2т мэдлэгийг менежментийн хэлхээ холбооны 5 хүчин зүйл буюу үе шатыг тайлбарлан харууллаа. Энэхүү үе шат болгон дээр ховор хэрэгцээт нөөцийн үнэ цэнэ хэрэгцээт мэдлэг, мэдээлллийг ашиглан өсөн нэмэгдэж байгаа.
.
Зураг 12-2. Мэдлэгийн менежментийн хэлхээ холбоо
Мэдлэгийн менежмент нь өнөөдөр мэдээллийн системтэй нэгэн адилаар чухал ойлголт болоод байна.
Зураг 12.2т:
А line divides information systems activities and related management and organizational activities, with information systems activities on the top of the graphic and organizational and management activities below.
Тhe management and organizational activities in the lower half of the diagram represent the investment in organizational capital required to obtain substantial returns on the information technology (IT) investments and systems shown in the top half of the diagram.
Мэдлэгийн нөөц
Байгууллага нь мэдлэгийн төрлөөс хамааран мэдлэгийг хэд хэдэн замаар олж авч болно.
- Мэдлэгийн менежментийн систем нь байгууллагын баримт бичиг, тайлан тооцооллууд, ажлын дадлага туршлага, ажилчдын дадлага туршлагад үндэслэгдсэн цалин хөлсний урамшуулал зэрэг мэдээллээр хангадаг.
Үүний үр дүнд бүтэцлэгдээгүй баримт бичгүүд/цахим шуудан/ гэх зэргийг өргөтгөдөг.
Мэдлэгийн хадгалалт
Мэдлэгийг ихэвчлэн өгөгдлийн сан хэлбэрээр хадгаладаг.баримт бичгийн менежментийн систем нь дижитал хэлбэртэй, индексжүүлсэн, мөн түүнчлэн хоорондоо уялдаа холбоо бүхий том хэмжээний өгөгдлийн баазуудыг баримт бичиг болгон хадгалагдаг.
Менежмент нь мэдлэгийг хадгалах системийг төлөвлөсний үндсэн дээр үйл ажиллагааг дэмжиж, хөгжүүлдэг, бичиг баримтыг индексжүүлэн үйл ажиллагааг өргөтгөдөг, ажилчдын ажлын цагийн мэдээллээс нь тухайн ажилчдыг шагнаж урамшуулах эсэхийг тодорхойлдог, шаардлагатай чухал баримт бичгүүдийг албан ёсоор хадгалах хэрэгцээг хангах ёстой.
Мэдлэгийн түгээлт
Портал, цахим шуудан, хайлтын систем зэрэг технологийн үр дүнд мэдлэг болон мэдээллийн түгээлтийн хүрээ өргөсдөг. Эдгээр технелогиуд нь багц технологиудын бий болгодог ба оффсын системүүд хуанли, баримт бичиг, өгөгдөл болон грацик хүснэгт зэргийг хоорондоо солилцох боломжийг өгдөг. /8-р бүлгээс харна уу/. Мэдлэг болон мэдлэгийн хомсдлоос түр зуурын технологи нь мэдлэг болон мэдээллийн их урсгалыг үүсгэдэг. Менежерүүд болон ажилчид хэрхэн шийдвэр гаргахад чухал нөлөөтэй мэдээлэл болон мэдлэгийн их далайг бий болгох вэ?
Мэдлэгийн баримтМэдлэгийн менежментийн төрлүүдийн сул талууд нь мэдлэгийг хуваалцахгүй практик асуудлуудыг шийдвэрлэдэггүй, бизнесийн хэлхээ холбоог сайжруулдаггүй. Хөрөнгө оруулалтыг нэмэгдүүлдэг байгууллагын мэдлэг нь менежментийн шийдвэр гаргалтын зохион байгуулалтын нэг хэсэг болох ёстой бөгөөд шинэ шийдвэр гаргалтыг дэмжих системд суурилсан байдаг. Үүний үр дүнд хэрэглэгчид болон нийлүүлэлчтэй харилцах enterprise applications – ийг агуулсан шинэ мэдлэг нь байгууллагын үйл ажиллагааг зохион байгуулдаг. Уг процесс нь шинэ мэдлэг- шинэ бизнес практик, шинэ бүтээгдэхүүн үйлчилгээ, шинэ зах зээлийн боломж ийг байгууллагад бий болгох зэрэг үйл ажиллагаануудыг дэмждэг. Мөн менежмент нь шийдвэр гаргах орчинг дэмждэг ба албан бус мэдлэг, хэтийн төлвийг таамаглахгүй байх процесыг мөн дэмждэг.
Байгууллага болон менежменнтийн капиталыг бүтээх: Хамтын ажиллагаа, ажил хэргийн харилцаа, ажил хэргийн орчин
Мэдлэгийн менежмент нь технологитой холбоотой байгууллага болон менежментийн капиталыг маш сайн бүтээдэг.Менежерийн бас нэгэн үүрэг нь мэдлэгийн соёлыг хөгжүүлэх явдал юм. Managers can also help by developing new organizational roles and responsibilities for the acquisition of knowledge, including the creation of chief knowledge officer executive positions, dedicated staff positions (knowledge managers), and communities of practice.
Мэдлэгийн мэргэжилтэн буюу CKO нь байгууллагын мэдлэгийн менежментийн програмд чухал үүрэгтэй хүн юм. Мэдлэгийн мэргэжилтэн буюу CKO нь мэдлэгийн эх сурвалжийг хайх буюу прогамын дизайныг гаргах, байгууллага болон менежментийн үйл ажиллагааг амжилттай зохион байгуулах зэрэг үйл ажиллагаануудыг явуулдаг. (Earl and Scott, 1999; Flash, 2001).
Харилцааны чадвар буюу COPs ажилчид болон мэргэжилтнүүдийн албан бус нийгмийн харилцаа болн байгууллагын гаднах олон ажлуудыг гүйцэтгэдэг. Харилцааны эдгээр үйл ажиллагаанууд нь өөрөө болон багаар суралцах, хурал, онлайн newsletters, өдөр болгон мэдээлэл солилцох боломж, ажлын асуудлуудыг шийдэх техникийн чадвар зэргийг агуулдаг. Том корпорациуд болох IBM, Дэлхийн банк нь харилцааны чадвар буюу communities of practice-ыг маш сайн дэмждэг.
COPs нь мэдлэгийн менежментийн хүрээг хамардаг.
1. COPs can make it easier for people to reuse knowledge by pointing community members to useful documents, creating document repositories, and filtering information for newcomers.
2. Members of communities act as facilitators, encouraging contributions and discussion.
3. COPs can also reduce the learning curve for new employees by providing contacts with subject matter experts and access to a community’s established methods and tools.
4. COPs can act as a spawning ground for new ideas, techniques, and decision-making behavior.
Мэдлэгийн менежментийн системийн төрөл
Мэдлэгийн менежментийн үндсэн төрлүүд: Enterprisewide knowledge management systems
Knowledge work systems
Intelligent techniques
Зураг 12-3т мэдлэгийн менежментийн системийн үндсэн төрлүүд болон тэдгээрт багтах гол гол зүйлсийг харуулсан байна.
Зураг 12-3 Мэдлэгийн менежментийн системийн үндсэн төрлүүд
Enterprise-wide knowledge менежментийн систем нь ихэнхдээ байгууллагыг бүхэлд хамарсан мэдээлэл цуглуулах, хадгалах, түгээх, дижитал сонтент хэрэглэх зэрэгт чиглэдэг.
Мэдлэгийн менежмент нь intelligent techniques –ийн өөр төрлүүд болох data mining, expert systems, neural networks, fuzzy logic, genetic algorithms, intelligent agents зэргийг агуулдаг. These techniques have different objectives, from a focus on discovering knowledge (data mining and neural networks), to distilling knowledge in the form of rules for a computer program (expert systems and fuzzy logic), to discovering optimal solutions for problems (genetic algorithms). Хэсэг 12.4т intelligent
Techniques-ийн тухай мэдээллийг харуулав
Хэсэг 12.2: Бүтэцлэгдсэн мэдлэгийн систем
Хагас бүтэцлэгдсэн мэдлэгийн систем
Мэдлэгийн сүлжээний систем
Менежментийн цонх Технологийг дэмжих: Порталс, хамтын хэрэгслүүд, Learning Management Systems
ENTERPRISE-WIDE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMSЗураг 12-4т enterprisewide knowledge management systems-ийн боломж, технекийн тоймыг харуулав. Эдгээр нь бүтэцлэгдсэн болон бүтэцлэгдээгүй өгөгдлүүдийн хадгалалтын боломжийг агуулсан байдаг. / tools for locating employee expertise within the firm; and capabilities for obtaining data and information from key transaction systems, such as enterprise applications and from Web sites. / Эдгээр нь түүнчлэн технологийг дэмждэг буюу портал, хайлтын систем, хамтын ажиллагааны хэрэгсэл/үүн дотроо цахим шуудан, яаралтай шуудан, groupware багтана. / агуулдаг.
Зураг 12-4 Enterprise-wide knowledge management systems
Enterprise-wide knowledge management systems нь бүтэцлэгдсэн болон бүтэцлэгдээгүй баримт бичгүүдийг хадгалах, ажилчдын ажлын дадлага туршлага, хэрэгцээт мэдээлүүдийн хайлт, мэдлэгийн түгээлт, enterprise applications-ний өгөгдүүдийг хэрэглэх болон бусад үйл ажиллагааны системүүдийн суурь ойлголт нь болдог. Менежерүүд нь мэдлэг болон мэдлэгийн үр дүнгийн янз бүрийн төрлүүдийг хэрэглэдэг. Эдгээр enterprise-wide knowledge management systems-ийн үндсэн 3 төрөл нь мэдлэгий. н 3 төрөлтэй уялдаа холбоотой.
Some knowledge exists already somewhere in the firm in the form of structured text documents and reports or presentations, and the central problem is organizing this existing structured knowledge into a library and making it accessible throughout the firm.
Мэдлэгийн менежментийн систем нь 1980-аад оны сүүлчээс 1990 он хүртэл гарч ирсэн.
Менежерүүдэд түүнчлэн бага бүтэцлэгдсэн баримт бичгүүд болох цахим шуудан, дуут шуудан, чат өрөө, видео, дижитал зураг, байгууллагын танилцуулга, ханын сонин зэрэг мэдээллүүд хэрэгтэй.
Бид энэхүү мэдлэгийн төрлийг хагас бүтэцлэгдсэн мэдлэг гэх ба хагас бүтэцлэгдсэн мэдлэгийн системд суурилсан. (the industry name is digital asset management systems).
Бүтэцлэгдсэн болон бүтэцлэгдээгүй мэдлэгүүд нь системд мэдлэгийн агуулахад хадгалагддаг. Мэдлэгийн агуулах нь гадаад болон дотоод мэдээллүүдийн цуглуулга юм. Мэдлэгийн агуулах нь enterprise portal-д нэвтрэх, хайлтын төхөөрөмж болон үйл ажиллагааны өгөгдлийн баазуудаас хэрэгцээт мэдээллээ авах хэрэгслүүдээр хангадаг.
Much of this knowledge is tacit knowledge and is rarely written down. Here, the problem faced by managers is building a network that connects knowledge demand with knowledge supply. Knowledge network systems, also known as expertise location and management systems, attempt to perform this function. Knowledge network systems provide an online directory of corporate experts in well-defined knowledge domains and use communication technologies to make it easy for employees to find the appropriate expert in a company. Some knowledge network systems go further by systematizing the solutions being developed by experts and then storing the solutions in a knowledge database as a best practices or frequently asked questions (FAQ) repository. Хүснэгт 12-2 compares the major categories of enterprise-wide knowledge management systems.
Хүснэгт 12-2 Categories of Enterprise-Wide Knowledge Management Systems
Бүтэцлэгдсэн мэдлэгийн системБүтэцлэгдсэн мэдлэг нь албан ёсны баримт бичигт. Бүтэцлэгдсэн мэдээллийн гол асуудал нь зөв зүйтэй өгөгдлийн баазыг цүүсгэж чаддаг, хэрэгцээт мэдээллийг зохион байгуулж, өгөгдлийн баазыг мөн зохион байгуулж чаддаг, ажилчдын нөхцөл байдлыг оновчтой үнэлж чаддаг зэрэг юм. Нэг удаа схем үүсгэх ба баримт бичиг бүр хаяглагдсан буюу кодлогдож, энэ нь хайлт хийхэд эргээд хайлтын үр дүн болон харагддаг.
Structured knowledge systems perform the function of implementing the coding schema, interfacing with corporate databases where the documents are stored, and creating an enterprise portal environment for employees to use when searching for corporate knowledge.
Ихэнх санхүүгийн болон зөвлөгөө өгдөг фирмүүд бүтэцлэгдсэн баримт бичгийг хөгжүүлдэг. Тайлангууд нь ихэнхдээ байгууллагын мэдээлэл, үйл ажиллагаа, хэрэглэгчидтэй холбоотой бүхий л мэдээллүүдийг багтаасан байдаг.
These reports are placed in a massive database to be used later for training new consultants in the company’s best practices and for preparing new consultants joining an existing on-site consulting team.
Accounting firms, for instance, have created large tax law accounting databases that store information on tax policy, the application of that policy to specific client companies, and the advice of in-house tax experts on how local laws work.
Perhaps one of the largest private-sector structured knowledge repositories is KPMG’s KWorld.
KPMG International нь 150 орны 820 хотод 1100 салбарт үйл ажиллагаагаа явуулдаг бөгөөд 95,000 гаруй хэрэглэгчидтэй. дэлхийн томоохон байгууллагуудын нэг болох KP MG мэдлэгийг хуваалцах олон асуудлуудтай тулгарч байсан ба, байгууллага татан буугдахад мэдлэгийг алдахаас сэргийлэх, маш сайн дадлага түгээлтийг хийх, бие даасан зөвлөгөөг өгдөг байгууллагуудын хэт их ачаалалтай мэдээллүүдийг хуулах зэрэг үйл ажиллагаа явуулдаг.
1995 онд KPMG вэбэд суурилсан “Knowledge Web,” or KWeb үйл ажиллагаа явуулж эхэлсэн. KWeb нь өөрсдийн харилцагч түншүүд болон хэрэглэгчдийн домайны гадаад болон дотоод мэдлэгийг зохион байгуулж, зохицуулалтыг хийдэг. 1999 онд KPMG нь KWeb-ээ өргөжүүлэн KWorld болгон өргөжүүлсэн ба энэ нь маш өргөн хүрээнд буюу дэлхий дахинд мэдлэгийн агуулга, хамтын ажиллагааны хэрэгслүүдийг нэгтгэсэн. Зураг 12-5т KWorld-ын мэдлэгийг хэрхэн хадгалдгыг харуулав.
Зураг 12-5 KWorld’s knowledge domains
KPMG-ийн KWorld нь агуулгын 9 үетэй ба бүтээгдэхүүнээр төрөлжүүлэх, зах зээлийн сегментчилэх, газар байршил зэргийг зохион байгуулдаг. KWorld нь онлайн орчинд цуглуулга, солилцоо болон мэдлэгийг удирддаг. KWorld нь түүнчлэн байгууллагын зөвлөгөө өгөх үйл ажиллагаа болон дотоод тайлангийн системд онлайн хамтын ажиллагааны боломжуудыг тусгасан. KWorld нь цагаан цаас, үзүүлэн материал, дадлага, хичээл, дотоод шийдвэрүүд, зах зээлийн материал, хадгалалтын нөхцөл, буцах холбоо, байгууллагын гадаад судалгаа шинжилгээ болон бусад оюуны капиталыуудыг хадгалагдаг.
Агуулга нь KPMG-ийн 9 үе шатаар бүтээгдэхүүн, зах зээлийн сегментүүдийг зохион байгуулдаг. For instance, the client knowledge domain includes entries on financials, industry dynamics, change dynamics, client organization, client products and customers, and KPMG’s history of engagements (KPMG, 2003).
Consultants use KWorld to coordinate their work as a team with a client, and the client is allowed access to the collaboration environment as well.
Зураг 12-6т KPMG-ийн уг системд агуулгыг зохион байгуулах болон олж авах процесыг харуулав.
Зураг 12-6 KPMG knowledge system processes
KPMG систем нь компаний вэб сайтан дээр гадаад болон KWorld –ын дотор байгаа гадаад дотоод нөөцүүдэд байгаа агуулгыг ангилах, заах, зохион байгуулах зэргийг гүйцэтгэдэг. KPMG нь KWorld- д сая сая мэдээлэл хадгалан хэрэглэхийн тулд их хэмжээний менежментийн болон байгууллагын хөрөнгө оруулалсан. KPMG мэдлэгийн менежментийг хувааж мэдлэгийн ахлах мэргэжилтэн гэдэг мэргэжил бий болгосон.
Хагас бүтэцлэгдсэн мэдлэгийн систем
Хагас бүтэцлэгдсэн мэдээлэл нь байгууллагын бүхий л дижитал мэдээллүүд юм. /does not exist in a formal document or a formal report that was written by a designated author. / . Энэ нь бүтэцлэгдээгүй мэдээллүүд болох хавтас, шуудан, тэмдэглэл, төлөвлөгөө, цахим шуудан, график, електрон үзүүлэн материал зэргийг үнэлдэг ба байгууллагын мэдээллийн 80 орчим хувийг эзэлдэг.
АНУ-ын эрүүл мэндийн нэгэн байгууллага Health Insurance Portability болон Accountability Act (HIPAA)-д 1996 онд даатгуулсан ба эрүүл мэндийн байгууллага болон даатгалын үйлчилгээ үзүүлэгч байгууллага хувийн эрүүл мэндийн мэдээллүүдээр хангадаг.
Firms such as Coca-Cola need to keep track of all the images of the Coca-Cola brand that have been created in the past at all their worldwide offices both to avoid duplicating efforts and to avoid variation from a standard brand image. Without the appropriate tools, a firm may have thousands of content centers located in offices around the world where employees often know only about the materials they create themselves. Searching across departments and offices—from corporate legal to technical engineering to customer correspondence to records, or from New York to London to Tokyo—can be a
daunting, if not impossible, task. As a result, semistructured documents are continually reproduced and re-created, knowledge is forever lost, and costs climb ever higher. The essential problem faced by managers is building a database and technical infrastructure that can collect such semistructured information and organize it in a coherent fashion. A number of vendors have responded to this need with systems that can track,
store, and organize semistructured documents as well as more structured traditional documents.
Hummingbird бол Канадын прогам хангамжийн томоохон компани бөгөөд “integrated knowledge management systems” төрлөөр голчлон үйл ажиллагаа явуулдаг. ( Зураг 12-7оос харна уу).
Зураг 12-7 Hummingbird’s integrated knowledge management system.
Hummingbird-ийн enterprise системийн шийдэл нь баримт бичгийн менежмент, мэдлэгийн менежмент, бизнесийн чадамж, портал технологи, хагас бүтэцлэгдэсэн мэдлэгийг бүтэцлэгдсэн мэдлэг болгон удирдах зэргийн хослол юм. Hummingbird-ийн enterprise knowledge management system-ийн хэрэглэгчид нь Hennigan, Bennett, Dorman LLP, Los Angeles-ын хуулийн фирмүүд юм.
Мэдлэгийн сүлжээний систем
Мэдлэгийн сүлжээний системд нь дижитал баримт бичгийн мэдлэг зохистой хэмжээнд байхгүй болсон үед ханддаг. Гэвч байгууллагын бие даасан шинжээч санах байгууламжийн оронд байдаг.
KPMG-ийн судалгаагаас үзэхэд, Fortune-ний 500 ажилчдын 63 хувь нь баримтгүй мэдлэг хэцүү байдаг хэмээн санал асуулгад оролцогчид хариулсан байна. Учир нь мэдлэг нь тохиромжтой суурь тавиагүй, ажилчид мэдлэгийн олон талын ач холбогдлыг ойлгодоггүй байна.
Зураг 12-8т “collective ignorance,” буюу нэг хэсэг нь бүгдийг мэддэг, харин нөгөө хэсэг нь юу ч мэдэхгүй, мэдээллээ түгээж чадахгүй байдаг асуудлыг харуулав.
Зураг 12-8 Мэдлэгийг түгээхэд гарах бэрхшээлтэй асуудлууд
Байгууллагад мэдлэг хэдий их чухал гэлээ маш олон байгууллагууд зарим ажилтнуудад хэрэгцээт мэдээлэл өгч чадахгүй байна. Гол асуудал нь зөв хүн, зөв багаа олох юм. Knowledge network systems seek to turn tacit, unstructured, and undocumented knowledge into explicit knowledge that can be stored in a database.
Хүснэгт 12-3т enterprise knowledge network systems-ийн үндсэн онцлогуудыг харуулав.
Хүснэгт 12-3 Enterprise Knowledge Network –ын онцлогууд
AskMe, Inc., нь enterprise knowledge network system-ыг үйлдвэрлэн гаргадаг компани юм. Компаний хэрэглэгчдээс дурдвал Procter & Gamble, Intec Engineering Partnership зэрэг 500аас илүү ажилтантай, дэлхий дахинд үйл ажиллагаа явуулдаг тос болон шингэн хий үйлдвэрлэгч компниуд юм. AskMe, Inc.,-ийн Enterprise програм нь байгууллагын ажилтнуудын чадварыг нэмэгдүүлж, нов-хоу, баримт бичиг, ажлын дадлала туршлага, FAQ зэрэг маш олон боломжуудыг олгосон програм хангамж юм.
Зураг 12-9т AskMe Enterprise хэрхэн ажилладагийг дүрслэн харуулав.
Зураг 12-9 AskMe Enterprise knowledge network system
AN ENTERPRISE-WIDE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PAYS OFF FOR
CUATRECASAS
Cuatrecasas Испаний томоохон хуулийн байгууллага бөгөөд хуулийн бүхий л төрлийн үйл ажиллагаа явуулдаг буюу байгууллагын санхүү, элдэв зарга, татварын асуудал, хөдөлмөр асуудлуудыг шийдвэрлэдэг. Фирм нь 1917 онд байгуулагдсан ба одоо 600 гаруй өмгөөлөгч, 17 албан хаагчидтай бөгөөд Испани төдийгүй Портукал, New York хот, Бруссел, Sao Pauloд үйл ажиллагаагаа явуулж байна. Cuatrecasas нь маш олон үйлчлүүлэгчидтэй ба цаашид үйл ажиллагаагаа улам өргөжүүлж хилийн чанадад үйл ажиллагаагаа явуулах зорилготой байгаа. Cuatrecasas-д хамтын ажиллагааны үр дүнг дээшлүүлэх, мэдээлийн солилцоо, мэдлэгийг дахин хэрэглэх шаардлага тулгараад байгаа.
Оффис бүр өөрийн файл системтэй, тиймээс хуульчид болон бусад ажилтнууд цахим шуудан, хайлт, байгууллагын цогц мэдлэгийг үнэлэх, хоорондоо мэдээлэл солилцох зэргээс хэтэрдэггүй.
Эдгээр мэдээллүүд нь тийм ч үр дүнтэй биш байдаг.
Маш цөөн тооны дотоод зарлал баримт бичиг, бусад агуулгууд нь зөвхөн байгууллага дотроо өсч хөгжих боломжийг өгдөг. Учир нь боломжит хэрэгслүүд нь хэрэглэхэд маш хэцүү байдаг.
2002 оны 5 сард Cuatrecasas нь Hummingbird Enterprise portal болон мэдлэгийн менежментийг сонгосон. Hummingbird маш олон боломж давуу талуудтай юм. Cuatrecasas 2002 оны 3 сард хэрэглэгчид групп болох 2 төслийн хэрэгжүүлж эхэлсэн. Байгууллагын мэдээллийн системийн баг 6 сараас 4 сар хүртэл уг ажлыг гүйцэтгэсэн ба мэдээллийг ангилан, хэрэглэгчдийг тодорхойлсон.
2003 оны 1 сарын дундуур Cuatrecasas-ийн 1000 гаруй ажилчид уг системийг хэрхэн хэрэглэх тухай сургалтанд хамрагдсан. Cuatrecasas Hummingbird-ыг хэрэглэн баримт бичгийн менежмент, хамтын ажиллагаа, мэдээллийн солилцоог нэг дор төвлөрүүлэн, нэгтсэн нэг загвартай болсон.
Шинэ систем нь Cuatrecasas-ийн баримт бичгийн менежмнетийн зардлыг 10 хувиар багасгаж чадсан.
Эх сурвалж:
• “A Law Firm’s Nucleus of Knowledge,” KM World, February 2004;
• Nucleus Research, “ROI Case Study: Hummingbird Cuatrecasas,”
• www.hummingbird.com, accessed June 10, 2004.
Мэдлэгийн ажлын системийн шаардлагууд
Мэдлэгийн ажлын систем нь мэдлэгийн ажилчдад хэрэгтэй тусгай хэрэгслүүдийг агуулсан байдаг. Юун түрүүн, мэдлэгийн ажлын систем нь дээр дурдсанчлан мэдлэгийн ажилчдыг тэдэнд хэрэгцээт хэрэгслээр хангах буюу график дүрслэл, шинжилгээний хэрэгслүд, харилцааны болон баримт бичгийн менежментийн хэрэгслээр хангадаг. Эдгээр системүүд нь гар ажиллагаанаас илүү сайн тооцоолол хийж чадах ба мэдлэгийн ажилчдын ажлын тооцоолол буюу судалгаа шинжилгээ, бүтээгдэхүүний загвар хийц, санхүүгийн шинжилгээ зэргийг хийж гүйцэтгэдэг. Учир нь мэдлэгийн ажилчид мэдлэгт суурилсан гадаад харилцааны ажлыг хийж гүйцэтгэдэг бөгөөд эдгээр системүүд нь ажилтануудад гадаад өгөгдлийн баазыг хурдан хугацаанд, гүйцэтгэх боломжийг өгдөг. Хэрэглэгчдийн хэрэгцээг сонирхолд нийцсэн интерфейс/ A user-friendly interface / нь мэдлэгийн ажлын системд их чухал. Энэ интерфейсийг цаг хэмнэх үүднээс хэрэглэдэг ба хэрхэн яаж компьютерийг хэрэглэн цаг алдахгүйгээр хэрэгтэй мэдээллээ олж авах, хэрэглэх вэ гэдэгт хэрэглэгчдэд хариулт өгдөг. Цаг хэмнэх нь мэдлэгийн ажилчдад бусад ажилчдаас илүү чухал зүйл байдаг. Учир нь мэдлэгийн ажилчидын хийж гүйцэтгэдэг ажил нь их хөрөнгө мөнгө зарцуулдаг, маш их мэдээллийг эрж хайж, боловсруулдаг цаг хугацаа их шаарддаг ажлууд байдал юм. (Farhoomand and Drury, 2002). Зураг 12-10т мэдлэгийн ажлын систмемийн нийт шаардлагуудыг харуулав.
Зураг 12-10 Мэдлэгийн ажлын системийн шаардлага
Мэдлэгийн ажлын систем нь гадаад мэдлэгтэй холбогдохын тулд нэмэлт тусгай техник тоног төхөөрөмжүүд болон програм хангамжийг шаарддаг. Мэдлэгийн ажлын талбар нь ихэнхдээ ажлын гүйцэтгэлын үүрэг даалгаварыг зохиомжлон гаргадаг. Жишээлбэл : дизайнер инженеер нь санхүүгийн шинжилгээнээс ажлын талбар нь өөр зүйлийг шаарддаг. Дизайнер инженер нь комптютер дээр суурилсан систем буюу / computer-aided design (CAD) system / -ийн ажлыг автоматжуулдаг. Гэсэн хэдий ч санхүүгийн шинжилгээ нь гадаад өгөгдлийн баазын тоо томшгүй мэдээллүүдийг үнэлж, санхүүгийн өгөгдлүүдийн нийт мөнгөн дүн болон үр дүнтэй хадгалах боловсруулах технологиулыг ашигладаг.
Мэдлэгийн ажлын системийн жишээ
Үндсэн мэдлэгийн ажлын програм нь санхүүгийн ажлын талбар, загварууд, хийсвэр хамаарлын маяг бүхий компьютерт суурилсан системийг/ computer-aided design (CAD) systems / агуулсан. Computeraided design (CAD) нь зохиомжийн шалгалт, компьютер хэрэглэх болон график програм хангамжыг засварлах зэргийг үүсгэдэг. Уламжлалт физик зохиомжийн аргыг хэрэглэх нь зохиомжийн өөрчлөлт бүр хэв маяг болон жинхэнэ загварыг шаарддаг. Энэхүү процес нь маш олон удаа давтагддаг, их зардалтай, цаг их зарцуулдаг процес юм. САД ажлын талбарыг ашигласнаар дизайнерууд зохиомжийн процесын сүүлд жинхэнэ загварыг гаргадаг. Учир нь зохиомж нь шалгалтыг хялбар хийдэг ба өөрсдийн компьютерээ хялбар өөрчилж болдог. САД програмын боломж нь үйлдвэрлэх процес болон хэрэгслийг загвараар хангадаг, мөн түүнчлэн бага зэргийн асуудалтайгаар бүтээгдэхүүн үйлдвэрлэх үед цаг болоод мөнгийн хэмнэдэг байна. Жишээ нь: architects from Skidmore, Owings, & Merrill LLP used a 3D design
program called Revit to work out the creative and technical details of the design for the Freedom Tower at the site of the former World Trade Center.
Өөрчлөлт нь загварыг бүхэлд нь харуулдаг, түүнчлэн програм нь техникийн үзүүлэлтүүдийг автоматаар тооцоолж чаддаг. (Frangos, 2004).
Програм нь Hawkes-д загварын урсгалыг удирдах, бий болгох, stress points-ыг шалгах боломжийг олгодог.
Хүснэгт 12-4 Examples of Knowledge Work Systems
Хэсэг 12.4: Мэдлэгийг бий болгох: Мэргэжлийн систем
Organizational Intelligence: Case-Based Reasoning
Fuzzy Logic Systems
Neural Networks
Genetic Algorithms
Hybrid AI Systems
Intelligent Agents
HOW EXPERT SYSTEMS WORK
Зураг 12-11 Rules in an AI program
Еxpert system нь хэрэглэгх явцад дараах хэдэг дүрмийг агуулдаг. Уг дүрэм нь холбогдсон, шинжилгээний үр дүн, хязгаарлалт, ижил төрлийн шинжилгээнүүдийн олон талт замууд, системийг олон төрлийн дүрмээр хангах. Дүрэм нь Еxpert system-д хөнгөлөлтийг үзүүлдэг. Та Encyclopaedia Britannica –ийн ийм жишээг харсан уу? Магадгүй үгүй байж болох юм. Учир нь дүрэм нь хэтэрхий том, бүх мэдлэгт хүрэлцэхгүй байж болно. Ихэнхдээ Еxpert system нь тухайн нөхцөл байдалд их үр дүнтэй байдаг.
AI shell бол Еxpert system-ийн нэгэн төрөл юм. Сүүлийн хэдэн жил Еxpert system, компьютерийн мэргэжилтэнүүд LISP болон Prolog зэрэг тусгай програмчлалын хэлийг ашиглах болсон. Өнөөдөр Еxpert system нь AI shells-ийн хэрэглэн ихээхэн хөгжиж байгаа. AI shells хэрэглэглэгчийн интерфейстэй, мэдлэгийн баазыг үүсгэсэн, стратегийг удирдах боломжтой. Стратеги нь системийн үр дүнг хайхад хэрэглэгддэг. Ихэнхдээ 2 төрлийн стратеги хэрэглэгддэг. Forward chaining болон backward chaining юм.
Зураг 12-12 Inference engines in expert systems
An inference engine works by searching through the rules and “firing” those rules that are triggered by facts gathered and entered by the user. Basically, a collection of rules is similar to a series of nested IF statements in a traditional software program; however, the magnitude of the statements and degree of nesting are much greater in an expert system. In forward chaining the inference engine begins with the information entered by the user and searches the rule base to arrive at a conclusion. The strategy is to fire, or carry out, the action of the rule when a condition is true. In Зураг 12-12, beginning on the left, if the user enters a client’s name with income greater than $100,000, the engine will fire all rules in sequence from left to right. If the user then enters information indicating that the same client owns real estate, another pass of the rule base will occur and more rules will fire. Processing continues until no more rules can be fired. In backward chaining the strategy for searching the rule base starts with a hypothesis and proceeds by asking the user questions about selected facts until the hypothesis either confirmed or disproved. In our example, in Зураг 12-12, ask the question, “Should we add this person to the prospect database?” Begin on the right of the diagram and work toward the left. You can see that the person should be added to the database if a sales representative is sent, term insurance is granted, or a financial adviser visits the client. Developing an expert system requires input from one or more experts, who have a thorough command of the knowledge base, and one or more knowledge engineers, who can translate the knowledge (as described by the expert) into a set of rules. A knowledge engineer is similar to a traditional systems analyst but has special expertise in eliciting information and expertise from other professionals. An expert systems development project balances potential savings from the proposed system against the cost. The team members develop a prototype system to test assumptions about how to encode the knowledge of experts. Next, they develop a full-scale system, focusing mainly on the addition of a very large number of rules. The complexity of the entire system grows with the number of rules, so the comprehensibility of the system may be threatened. Generally, the system is pruned to achieve simplicity and power. The system is tested by a range of experts within the organization against the performance criteria established earlier. Once tested, the system is integrated into the data flow and work patterns of the organization.
Хэсэг 12.5: Боломж, бололцооМенежментийн бэрхшээлтэй асуудлууд
Шийдвэрлэх арга замууд
Менежмнетийн боломж бололцоо, бэрхшээлтэй асуудлууд, шийдвэрлэх арга ззамууд
Бизнесийн амжилтын нэгэн гол хөшүүргийн нэг бол мэдлэгийн менежмент билээ.Тиймээс ч бизнесийн амжилт нь мэдлэгийг хэрхэн хэрэглэж байгууллагын ашиг орлогыг нэмэгдүүлэх вэ гэдэг талаарх ойлголтоос хамаардаг. Иймд байгууллагууд мэдлэгийн менежментийн системийг оновчтой, зөв удирдаж сурах нь зүйтэй.
Шийдвэрлэх арга замууд
Эдгээр бэрхшээлтэй асуудлууд болон техникийн болон удирдлагын аргаар шийдвэрлэж болно. Харилцааны чадвар нь ажилчдад идэвхжүүлэлт болдог ба мэдлэгээр хангадаг. Properly designed knowledge taxonomies are also helpful in organizing knowledge. Firms can revise their employee compensation systems to reward knowledge sharing.
